Você é um empresário muito bom. Começou o seu negócio aos poucos, mas de forma bem planejada. Uma pequena sala comercial agora não é mais suficiente nem para guardar seus documentos. E se antes você controlava o seu financeiro com planilhas, hoje não dá mais.
Toooodo aquele planejamento lá do começo está saindo do controle porque você escalou. E não me entenda mal, que ótimo que você está escalando, mas se continuar de forma descontrolada, você terá problemas.
Ser empresário não é um tarefa fácil, nem muito simples. O mercado é instável, competitivo, ele pode ser até mesmo cruel. Se você não estiver ligado em tudo o que acontece à sua volta, uma crise do outro lado do mundo pode afetar o seu negócio em apenas algumas horas.
Nós estamos indo cada dia mais em direção a um ambiente de trabalho mais flexível, com regras mais maleáveis. Sem jornada de trabalho definido, sem dia da semana específico. É preciso estar cada vez mais alerta. Você acha que eu estou exagerando? Que perder um pouco o controle até que é bacana? Então, lê só isso: você precisa de um ERP.
Oi? Calma que eu já vou explicar. Um ERP ajuda a tornar os processos da sua empresa mais fluidos, te dando maior autonomia e aproveitando ainda mais os seus recursos. Se você quer se tornar ainda mais consultivo e não compreende 100% como funciona um ERP, esse artigo é para você.
O que é um ERP?
Enterprise Resource Planning, ou em bom português Planejamento de Recursos das Empresas, o ERP é um sistema de gestão para as empresas. Ele serve para que elas possam melhor organizar o seu fluxo operacional, como por exemplo o fluxo de caixa, as vendas, os impostos, os relatórios, entre tantas outras coisas.
O ERP é o que integra o seu faturamento diário, as compras, o estoque, ponto de funcionários e até a apuração de imposto de renda. Para além dessas funções operacionais, muitos destes sistemas permitem a administração dos funcionários da empresa.
Para que serve o software ERP?
Esse software serve para unir dados e os processos dentro de uma organização. Para entender um pouco melhor a influência de um sistema de gestão, vamos considerar o seguinte o cenário:
Foi prestado um serviço para um cliente, como chegou a fatura para o seu financeiro?
Quem emite a Nota Fiscal?
Ao emitir a Nota Fiscal, é gerada uma venda?
Como é feita a cobrança, boleto?
Quem faz baixa das cobranças?
Quanto tempo é levado para fazer tal tarefa?
Em relação aos pagamentos, quando são pagos?
Sabe o melhor dia para pagar as contas?
Ao final do mês, sabe quanto de caixa foi gerado?
Essas perguntas questionam apenas uma parte de um pequeeeno processo. Se você ainda não tem essas respostas, é melhor pensar bem rápido em adquirir um ERP.
Vantagens em ter um ERP
A gente já falou bastante que com um ERP na sua empresa você poderá se organizar e se planejar de forma mais simples, para então tornar o seu negócio mais otimizado com decisões mais assertivas.
Porém, vamos citar aqui mais algumas vantagens em se ter um software de ERP na sua startup.
Melhor comunicação e mais precisão de dado
Um fator delicado no crescimento de uma empresa é a comunicação. Como transmitir com clareza, para um maior número de pessoas, aquilo que era falado antes apenas para um sócio, por exemplo?
Não existe um momento certo para as dificuldades surgirem, mas nós sabemos que pessoas podem ser complicadas. E pessoas diferentes, em áreas diferentes, precisam de uma comunicação diferente mas clara para que todos entendam. O financeiro deve funcionar tão bem quanto o marketing.
Sistemas como ERP foram criados para facilitar a boa comunicação dentro da empresa, de forma intuitiva e simples. Sua precisão de dados e a forma como um sistema evita, muitas vezes, interpretações erradas ou divergências, contribuem para a clareza da comunicação dentro do seu negócio.
Padrão e unificação da gestão da sua empresa
É comum começar a sua empresa fazendo o controle por livros, planilhas, ou até mesmo lançar manualmente sua contabilidade de estoque e produção. E você ainda pode achar a ideia de ERP um pouco demais, considerando o tamanho do seu negócio.
Porém, um sistema integrado faz, de forma unificada, a inserção e o tratamento de dados da sua empresa. Dessa forma, é muito mais fácil visualizar as análises e otimizar os dados. E quando a sua empresa possuir mais um estabelecimento, essa integração irá avaliar tudo a respeito do seu grupo empresarial.
Dados financeiros integrados em uma interface
Pense de quantas formas você pode fazer a sua gestão financeira: a mão, em planilhas, na internet. Mas apenas os softwares mais modernos serão capazes de oferecer segurança na hora de apresentar as contas de um negócio.
Ter um controle financeiro através do ERP é a chave para aplicar os seus recursos e tornar a sua startup competitiva para o mercado. Negócios fecham as portas por má gestão financeira, então você precisa ter garantia de que os seus dados são consistentes.
Como escolher o sistema de ERP certo para sua empresa?
Para escolher o sistema correto para a sua startup, é importante analisar quatro aspectos:
1. Identificar os processos internos da empresa, saber como são executados e qual é a sua produtividade;
2. Analisar os ERPs existentes no mercado, obter orçamentos e saber qual deles melhor vai te atender. É muito importante que ele se encaixe no seu modelo de negócio. Por exemplo, se você vai querer um ERP local ou na nuvem.
3. Planejar a implantação do sistema. É importante que a sua equipe esteja ciente da mudança. Organize um calendário com entregas e datas específicas para que a implantação não demore e seja eficiente.
4. Treinar a equipe também é necessário para poder usar de modo efetivo o sistema. Muitas empresas adquirem sistemas, mas não usam corretamente ou não sabem de todas as funções que ele pode oferecer. Invista e capacite sua equipe corretamente sistema.
Mudar rotinas, processos e sistema dentro das empresas requer uma grande dedicação, mas o resultado e a eficiência após as mudanças valem todos os esforços empregados.
Com um ERP na sua empresa você ganha muito mais tempo para ser consultivo, tomar decisões assertivas baseadas na entrega e organização de seus dados. Largue as planilhas, elas foram boas para você, mas já chegou a hora de dizer adeus.