Nota fiscal: emissão, tipos, consulta e armazenamento (Guia 2021)

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A nota fiscal faz parte do dia a dia de toda empresa, mas ainda gera muitas dúvidas.

Afinal, quais são os tipos de notas existentes? Quem é obrigado a emitir? Como é feita essa emissão?

Essas perguntas são ainda mais comuns entre empreendedores criativos, que estão focados no crescimento da startup e não têm tempo a perder com questões burocráticas

Na prática, porém, é mais simples do que parece. Só exige um pouco de conhecimento sobre o sistema fiscal brasileiro e as obrigações do negócio. 

Neste conteúdo, vamos ajudar você a dominar a nota fiscal com os seguintes tópicos:

  • Nota fiscal: o que é?
  • Por que emitir nota fiscal
  • Quem precisa fazer a emissão de nota fiscal
  • Tipos de nota fiscal
  • Como funciona a nota fiscal eletrônica
  • Como emitir NF: passo a passo
  • Quando e como consultar nota fiscal
  • Regras de armazenamento de notas fiscais
  • Como melhorar a gestão de notas fiscais.

Continue lendo e deixe sua startup sempre em dia com o Fisco

Nota fiscal: o que é?

A nota fiscal nada mais é do que um documento com validade jurídica que contém as informações de uma transação comercial entre pessoas jurídicas e para pessoas físicas.

Seu principal objetivo é registrar a venda de um produto ou serviço, permitindo que o Fisco aplique a devida tributação sobre as operações das empresas.

A emissão da nota fiscal é obrigatória na grande maioria das transações, como prevê a Lei nº 8.846, de 21 de janeiro de 1994.

Para o governo, ela é essencial para a fiscalização, e a não emissão pode caracterizar sonegação de impostos. 

Para as empresas, emitir notas fiscais é importante não apenas para seguir a lei, mas também para facilitar o controle das vendas, gerenciar impostos e prestar contas quando solicitado.

Já para o consumidor, o documento serve como comprovante da negociação, o que é necessário, por exemplo, para acionar a garantia.

Por isso, toda relação comercial precisa de uma nota fiscal para proteger todas as partes envolvidas e registrar a operação perante a lei. 

Sua versão eletrônica (NF-e) estreou em setembro de 2006. Hoje, já não existe mais a nota fiscal em papel.

De acordo com estatísticas da Receita Federal, foram emitidas 26,6 bilhões de notas fiscais entre janeiro e novembro de 2020. 

Já em março de 2021, 1,8 milhões de empresas emitiram pelo menos uma NF-e no país. 

Por que emitir nota fiscal

Como vimos, a nota fiscal é um registro legal da venda de produtos e serviços que traz mais confiança e transparência para as relações comerciais.

Na visão do especialista fiscal Anderson Schmitt, “o valor mais relevante nessa relação é a transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada, garantido por um registro em um documento fiscal”.

“Com este documento há a possibilidade de ajustes nessa relação caso o produto da venda ou o serviço prestado não saiam conforme o esperado pelo consumidor”, complementa.

Da mesma forma, a nota fiscal comprova que as obrigações da empresa foram cumpridas e serve como base para a gestão financeira, tributária e contábil do negócio.

Além disso, podemos destacar as seguintes vantagens da nota fiscal:

Combate a informalidade

Crescer sem pagar imposto ou com uma arrecadação menor é desleal com os demais empresários. 

Por isso, a nota fiscal é um instrumento essencial para combater a informalidade e regularizar empresas desde o início (inclusive microempresas).

Melhora a reputação do negócio

Emitir notas fiscais também é uma forma de transmitir uma imagem profissional e cuidar da reputação da empresa, além de abrir portas para atender clientes maiores.

Traz segurança para o consumidor

O cliente se sente muito mais seguro com uma nota fiscal e volta a comprar da empresa com tranquilidade.

Melhora o controle do fluxo de caixa

Na empresa, a nota fiscal é o ponto de partida para controlar entradas e saídas do fluxo de caixa.

Qualifica a gestão financeira

Com as notas geradas eletronicamente, fica mais fácil integrar as vendas ao financeiro e monitorar os números da empresa de perto por meio de sistemas de gestão.

Protege a empresa e o consumidor

Por ter validade jurídica, a nota fiscal serve como prova para a defesa do consumidor ou empresa em qualquer tipo de processo judicial ou autuação do Fisco.

Redução de custos

A nota eletrônica também reduz custos com papelada e armazenamento, além das horas de trabalho economizadas com a automatização de tarefas que a tecnologia permite.

Agrega praticidade

É muito mais fácil enviar notas fiscais aos clientes por e-mail do que trabalhar com documentos impressos.

Otimiza da contabilidade

Na área contábil, a nota fiscal eletrônica otimiza os processos de apuração e cálculo de impostos, controle do fluxo de caixa e escrituração.

Quem precisa fazer a emissão de nota fiscal

A emissão da nota fiscal é obrigatória para toda empresa que comercializa produtos e serviços – incluindo startups e scale-ups

No entanto, há casos pontuais de isenção previstos em legislação específica de estados e municípios – vale sempre conversar com um contador sobre isso.

O que não pode é o empreendedor ser obrigado e não realizar a emissão de notas.

Quem sonega impostos pode ser enquadrado em diversos crimes fiscais, gerando multas, prejuízos financeiros e patrimoniais.

Para você ter uma ideia, a pena de ilícitos tributários pode variar de reclusão de 2 a 5 anos, além da multa que pode atingir até 225% do valor devido, conforme artigo 1º da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996.

O MEI está isento?

De acordo com o Portal do Empreendedor, o microempreendedor individual (MEI) está dispensado da exigência quando o cliente é pessoa física

O mesmo ocorre quando vende produto para outra pessoa jurídica e essa emite uma nota fiscal de entrada.

Nas demais situações, valem as mesmas regras aplicáveis a qualquer empresa.

E mesmo quando há isenção, o MEI pode optar pela emissão da NF voluntariamente, o que é vantajoso para transmitir mais profissionalismo e captar clientes que exigem o documento.

Tipos de nota fiscal

Embora, hoje, toda nota fiscal seja eletrônica, não existe apenas um tipo do documento.

A partir de agora, vamos explicar quais são os três principais, que variam de acordo com a natureza da operação.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é emitida na venda de produtos que recolhem o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Como se trata de um imposto de competência estadual, a NF-e é validada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado.

Ela substitui as notas fiscais de produto em papel e é obrigatória em qualquer operação que envolva produtos e mercadorias.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) deve ser emitida em todas as prestações de serviços.

Ela substitui a antiga Declaração de Serviço e garante o recolhimento do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Por se tratar de um imposto de competência municipal, a prefeitura de cada cidade fica responsável pela validação do documento fiscal.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) é equivalente ao cupom fiscal e emitida exclusivamente na venda direta ao consumidor final.

Por essa razão, é uma nota fiscal utilizada apenas no varejo, servindo como comprovante de compra. 

Como funciona a nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica veio para substituir as notas em papel e trazer mais praticidade e eficiência às empresas e ao governo.

A implementação do modelo digital começou em 2006 e já está consolidada em todo o país.

O processo é muito simples: em vez de preencher um talão impresso, você utiliza um software emissor para gerar as notas fiscais a cada venda – de forma manual ou automática. 

Então, o software se conecta diretamente ao sistema da Sefaz do estado ou município e a validação do documento é imediata.

Isso agiliza o processo de emissão das notas fiscais, facilita o controle financeiro e otimiza a fiscalização.

Como emitir NF: passo a passo

Para emitir a nota fiscal eletrônica, você precisa de autorização do governo e um sistema específico para gerar os documentos.

No caso de prestadores de serviços, é comum que as próprias prefeituras disponibilizem a área online onde a emissão acontece.

Seja qual for o software utilizado, os passos são basicamente os mesmos. Acompanhe!

1. Verifique que tipo de nota sua empresa emite

O primeiro passo para emitir nota fiscal eletrônica é verificar qual tipo de nota é utilizado pela sua empresa.

Como vimos, existem a NF-e, NFS-e e NFC-e, mas há outros mais específicos como CT-e e NFA-e.

2. Providencie um certificado digital

Para que suas notas fiscais eletrônicas tenham validade jurídica, você precisa de um certificado digital para autenticar a operação na internet.

Ele funciona como uma assinatura digital e permite que você faça login nos sistemas do governo com total segurança. 

Para emitir notas fiscais, é indicado adquirir certificados do tipo e-CNPJ ou NF-e junto às autoridades certificadoras credenciadas pelo ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). 

Para quem precisa emitir NF-e, o certificado é obrigatório, mas é opcional para a NFS-e

3. Faça o credenciamento fiscal

Dependendo do tipo de nota fiscal, você deverá fazer o credenciamento na prefeitura ou estado.

No caso, as empresas que vendem produtos devem fazer o cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda, enquanto os prestadores de serviços devem se cadastrar na Secretaria da Fazenda do município. 

4. Escolha um software emissor

Depois de ser autorizado a emitir nota fiscal eletrônica no município ou estado, só falta escolher um software emissor para começar a gerar seus documentos.

Você pode utilizar uma versão gratuita (quando fornecida pela autoridade tributária) ou optar por um sistema pago.

A vantagem dele é que possui mais recursos para automatizar a emissão de notas fiscais e fazer a integração com o financeiro, agilizando o processo comercial da empresa.

5. Comece a emitir notas fiscais

Por fim, é só abrir seu software e começar a emitir suas notas fiscais a cada venda ou contratação.

Lembre-se de preencher os dados com atenção e usar recursos de automação para tornar o processo mais rápido e eficiente. 

Quando e como consultar nota fiscal

Todos os envolvidos em uma transação têm o direito de consultar a nota fiscal eletrônica emitida pela internet.

Esse procedimento é importante quando é preciso tirar alguma dúvida sobre a venda, conferir informações e verificar o status do documento.

Para consultar uma NF-e emitida, basta acessar o Portal da NF-e, clicar em “Consultar NF-e” e informar a chave de acesso.

Para consultar uma NFS-e, basta acessar o site da respectiva prefeitura e procurar pela opção de verificação de autenticidade da nota. 

Regras de armazenamento de notas fiscais

A legislação brasileira determina que as empresas devem armazenar suas notas fiscais por 5 anos.

Esse é o prazo para que a dívida prescreva e a nota não tenha mais qualquer função.

Em até 5 anos após a emissão, a empresa precisa guardar suas NFs em segurança para se proteger em caso de cobranças indevidas e fiscalizações da Receita Federal, por exemplo. 

Uma das formas mais seguras de armazenar notas fiscais hoje em dia é por meio de sistemas em nuvem, já que é muito arriscado mantê-las em um computador. 

Como melhorar a gestão de notas fiscais

Fazer uma boa gestão de notas fiscais é essencial para manter sua empresa em dia com o Fisco e qualificar o controle financeiro. 

Veja algumas dicas para isso.

Os cuidados com as notas fiscais

Como vimos, as notas fiscais são documentos essenciais para comprovar as atividades da empresa.

No dia a dia, você deve ter um processo padronizado para emitir e armazenar esses arquivos, garantindo sua autenticidade e proteção. 

O ideal é guardar as notas fiscais na nuvem e ainda ter backups físicos e digitais para maior segurança. 

A importância da tecnologia

A tecnologia é a principal aliada do empreendedor na hora de emitir notas fiscais.

Para startups acostumadas à realidade digital, parece óbvio que um software agiliza todo o processo de emissão, envio e armazenamento dos arquivos.

Hoje, contamos com sistemas que preenchem automaticamente os dados das notas e fazem a emissão e envio aos clientes a cada nova venda cadastrada.

O papel do contador

Quando o assunto é nota fiscal, o contador apoia o gestor tanto no preenchimento das informações quanto no cálculo de impostos.

É também um consultor, indicando caminhos e soluções para dar conta das burocracias relacionadas à emissão do documento.

Um bom contador conhece o regime tributário da sua empresa e sabe como emitir os documentos fiscais em conformidade com a lei, evitando problemas com o Fisco.

Melhor ainda se for um escritório de contabilidade online que oferece o serviço de emissão de notas fiscais com software próprio e integrado aos seus dados financeiros, como na Comece Com o Pé Direito.

Dessa forma, você pode terceirizar essa tarefa burocrática e ganhar ainda mais tempo para focar no crescimento da sua startup.

Ficou claro por que a nota fiscal é tão importante para as empresas?

Se você quer agilizar a emissão de notas na sua empresa, conheça nossa solução de BPO Financeiro.

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